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SONDAGEM DA ABRASCA: COVID-19 ACELEROU TRANSFORMAÇÃO DIGITAL E CULTURAL

As restrições impostas pela pandemia da Covid-19 estão levando as organizações a uma ruptura cultural e a uma transformação digital sem precedentes. É o que se concluiu da Sondagem realizada pela Comissão de Inovação Corporativa (CINC) da Abrasca junto aos associados da entidade, nas duas primeiras semanas de abril.

O resultado do trabalho apontou que as reuniões se tornaram online, documentos passaram a ser assinados digitalmente, almoços com investidores e clientes se tornaram videoconferência e o home office, testado por necessidade incontornável, apresenta bons resultados. O coordenador da CINC, Raphael Sasso, comentou que essa experiência certamente terá um efeito transformador no futuro das companhias.

 A Sondagem mostrou que os efeitos do isolamento social começaram a ser discutidos pelas empresas no inicio de março. Na segunda quinzena, profissionais de alguns setores, como o administrativo, passaram a trabalhar de casa iniciando um grande processo transformador.

Novas rotinas
Na pesquisa foi perguntado quais os processos implantados na companhia em função das mudanças impostas pela Covid-19. Foram citados: Novas rotinas de aprovação e pagamento por meio remoto; Controle de requisição de materiais; Novas regras para o setor de Recursos Humanos; Validação e aprovação via e-mail; Eliminação de papel; Assinatura eletrônica de documentos; Treinamento para trabalho em home office.

A maioria das empresas que respondeu a consulta realizada pela CINC informou que houve poucas alterações na rotina da área de Relações com Investidores. Apontaram que os contatos telefônicos foram parcialmente substituídos por chats e por ferramentas de comunicação online. “Não percebemos, até o momento atrasos ou indisponibilidade relevantes em processos”, relatou um profissional que respondeu à pesquisa. As empresas citaram também que houve uma intensificação de eventos virtuais e as ferramentas mais utilizadas para contatos com os investidores foram o Zoom e o Webex.

A sondagem realizada pela CINC perguntou ao entrevistado o que ele considerava ser o maior impacto cultural para a companhia neste momento de crise. As respostas apontaram que: Home office a 100% do tempo é possível; Mudança de paradigma com relação ao desempenho do teletrabalho; Percepção que o funcionário não precisa estar presente para que as coisas aconteçam. Relataram também mudanças relevantes na empresa como: reunião remotas; melhoria de controles; desburocratização, aceleração do processo digital; substituição de viagens; e, digitalização dos canais comerciais.

Relatos
Na reunião em que foi apresentado o resultado da Sondagem, Rodrigo Maia, gerente de RI da Gerdau e presidente da CINC, disse que a empresa não teve grandes dificuldades para se adaptar ao trabalho home office, iniciativa desenvolvida pela empresa desde 2017 com bons resultados. No entanto, a pandemia mudou totalmente o projeto inicial. Se antes o profissional ficava em casa sozinho, com a crise ele teve que dividir o espaço com os filhos e o cônjuge. “Passado o período de adaptação, as atividades fora do ambiente tradicional de trabalho transcorrem satisfatoriamente”, acentuou.

Relatou também que foi criada uma estratégia que incluía várias mudanças estruturais na empresa, principalmente de comunicação. Citou que na última reunião do Comitê de Divulgação “foi decidido que nem o CEO nem o CFO viajam e não participam de nenhuma reunião presencial este ano. “Em 2021 vamos avaliar o cenário para definir um novo procedimento”, disse o presidente da CINC.

Raphael Sasso citou a observação de um dos entrevistados: “Não é trabalho Home Office é trabalho em casa com toda a família em torno, mais complexo e emocional”. A observação foi comentada por Allan Lopes, da Healthy Building Certification (HBC), especializada em planejamento de espaço com foco em saúde, bem estar e produtividade. Segundo ele, realmente não é fácil para as pessoas lidarem com este momento. Citou que algumas empresas já avaliaram que no primeiro mês a produtividade do funcionário aumenta expressivamente e depois tende a declinar.

Disse que vários fatores explicam essa queda, entre eles o de estabelecer um tempo correto de trabalho e o ambiente onde desenvolve as tarefas. Recomendou que a empresa deve estabelecer um protocolo para o colaborador de forma a evitar exageros. “No momento em que a pessoa resolve a equação tempo e espaço ela deixa de trabalhar em casa e passa a trabalhar home Office” acentuou.

Outra questão levantada na Sondagem foi assinatura digital. A maioria das empresas respondeu que não utilizava. Luiz Soares, da Ouro Fino, comentou que a empresa se enquadrava nesta categoria. “Fizemos várias propostas para utilização deste processo, mas encontrávamos resistência principalmente no Departamento Jurídico, que temia quebra de confidencialidade nos contratos. “Com a Covid tivemos que mudar. Agora usamos a assinatura digital nos contratos com os fornecedores”, disse Soares. Raphael Sasso destacou que o relato de Luiz era um bom exemplo de quebra de paradigma que a crise está gerando nas empresas.

Rodrigo Maia acrescentou que realmente a Covid-19 acelerou o processo digital no mundo corporativo. “A Gerdau nunca pensou em vender vergalhão pela internet, hoje estamos atingindo mais de 60 mil pontos de venda”. Segundo ele, o medo do comprador em ir à loja ou viajar vai acelerar ainda mais esse processo. Destacou que “inovação tecnologia é um bonde que já tinha partido e algumas empresas não estavam dando muita atenção a isso”, acentuou.

Mudança cultural
Eduardo Neubern, da Totvs disse que a crise tem sido um catalisador de mudanças culturais. Contou que a empresa já tinha um processo piloto de Home Office em baixa escala. Em tempo recorde teve que colocar para trabalhar de casa 8 mil colaboradores em uma situação de urgência. Obsevamos que as pessoas reagiram de forma mais flexível e produtiva. “De uma carteira de projetos que levaria três meses para serem desenvolvidos, concluímos alguns em apenas nove dias”. Neubern relatou que o Home Office emergencial nos primeiros 15 dias foram difíceis. Passado este período a produtividade aumentou. “As nossas vendas já estão 100% digitalizadas e crescendo bastante”.

Bruno Amadei, sócio da Integral Group, gestora de recursos de crédito imobiliário, contou que havia na empresa um projeto pouco relevante de Home Office para quatro pessoas. Repentinamente tive que assumir a tarefa de colocar todos os funcionários em casa. “Criamos rotinas diárias e semanal e continuamos a fazer negócios e 100% deu certo”.

Amadei relatou que este processo revelou que muitas viagens para discutir ou apresentar projetos não precisavam ser feitas. “Tudo passou a ser realizado, com a mesma eficiência por teleconferência”. Segundo ele, em 45 dias tivemos que enfrentar desafios que levariam dois anos para serem equacionados.

A partir dessa experiência, Amadei citou alguns pontos para reflexão: Será que precisamos realmente de tanto espaço físico para acomodar diariamente a nossa equipe de profissionais? Será que muitas reuniões precisam realmente ocorrer de forma presencial? Venda tem que ser olho no olho?

Associação Brasileira das Companhias Abertas (ABRASCA)
abrasca@abrasca.org.br


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