Comunicação

A INFORMAÇÃO ENTRE OS AGENTES DA GOVERNANÇA por Rafael S. Mingone

Boa parte das melhorias no processo decisório surgem pela forma como as organizações estruturam o fluxo de informação. É muito comum informações confidenciais circularem por e-mail entre os membros do conselho de administração e fiscal, comitês etc. Não menos grave, alguns dados são trocados e debates são feitos por mensagens de celular. Além do risco de vazamento das informações, essas atitudes não conservam a lógica de um processo decisório consistente que permita a rastreabilidade das informações, bem como as formalizações necessárias.

Uma comunicação estruturada permite decisões mais coerentes com os princípios da governança, aprimorando comunicação e interação entre os agentes e controles. Além de mais ágil e seguro, os portais de governança são uma ferramenta que auxilia as organizações na melhoria do processo decisório. É, portanto, indispensável às organizações.

Por consequência da Lei Sarbanes Oxley (SOX), o uso dessa ferramenta aumentou muito nos EUA, especialmente nas instituições financeiras, cuja lei aprimorou o papel dos controles internos e do dever fiduciário dos administradores em relação aos acionistas. Um dos benefícios dessa ferramenta é a segurança, cuja criptografia e autenticação garantem sigilo e confidencialidade da informação. Outros itens podem ser elencados, como gerenciamento de conteúdo, acesso remoto, notificações de atualização, interação remota e agenda centralizada.

Ao se optar por um sistema como esse deve-se verificar se os requisitos internos de segurança permitem a correta funcionalidade da ferramenta, bem como quais dispositivos móveis serão admitidos ao acesso. É importante, também, identificar todos os usuários e capacitá-los constantemente para o uso da ferramenta. No entanto, vale ressaltar, até mesmo como alerta, que, frequentemente, as organizações implantam o sistema mas, pela rotina diária e dinâmica, acaba caindo em desuso.

Esses portais de governança podem ser administrados tanto pela presidência, diretoria jurídica, financeira e/ou de relações com investidores ou, mais recomendado ainda, pela secretaria de governança.

Uma boa estrutura de diretórios para o portal é formada por:

• informações institucionais, em que deve constar a apresentação e vídeo institucional, bem como informações gerais e notícias sobre a empresa;

• conselho de família, em que deve estar disponível a constituição de família, o regimento, as atas e o histórico e registro das reuniões;

• AGO/E, que deve constar o estatuto social, o acordo de acionistas, o manual de assembleia, as atas, o histórico e registro das reuniões;

• conselho fiscal, que deve disponibilizar o regimento, as atas e o histórico e registro das reuniões;

• conselho de administração, que abrange tópicos como regimento, comitês, auditoria externa, auditoria interna, atas e histórico e registro das reuniões;

• diretoria executiva, que deve constar o regimento geral e de eventuais grupos de trabalho, os planejamentos estratégico e orçamentário, bem como as atas junto com o histórico e registro das reuniões;

• políticas, que podem ser as de contratação de serviços de extra-auditoria, destinação de resultados, gestão de riscos, indicação e nomeação dos administradores, negociação de valores mobiliários, remuneração, transações com partes relacionadas, contribuições e doações, divulgação de informações, sucessão do diretor presidente, anticorrupção e sustentabilidade;

• calendário de eventos.

Os portais de governança podem auxiliar inclusive nos processos de avaliação dos administradores. A própria ferramenta pode disponibilizar o questionário e, com uma análise criteriosa, pode se verificar como e quando os membros acessaram os documentos, por exemplo. Por meio do nível de interação de cada usuário é possível perceber o nível de contribuição dos indivíduos.

No recente caderno lançado pelo IBGC, cujo tema é “Governança Corporativa e Boas Práticas de Comunicação”, há um destaque especial para essa ferramenta: o portal de governança é uma ferramenta interativa que atende às boas práticas de governança corporativa e que pode ser acessada de qualquer local, dentro ou fora da organização, para facilitar a consulta dos conselheiros de administração, demais administradores e conselheiros fiscais às informações necessárias para o desempenho de suas responsabilidades legais e estatutárias da melhor forma possível. O portal proporciona, ainda, maior interação entre seu público por meio da troca de ideias e informações, como notícias de jornais, comunicados institucionais, informes financeiros, entre outros. O portal é destinado a uma organização ou a um grupo empresarial, e sua administração cabe à secretaria de governança.

Rafael S. Mingone
é sócio-diretor da RMG Capital, empresa que desenvolve soluções de Governança Corporativa com foco em alternativas de capitalização. Autor do livro “Capitalização de pequenas e médias empresas: como crescer com o mercado de capitais” (Ed. Trevisan). É, também, professor convidado da Trevisan Escola de Negócios, FIA, BI International, Unisa e Instituto Educacional BM&FBOVESPA.
rafael@rmgcapital.com.br